A compensação é um mecanismo pelo qual o sujeito passivo da obrigação se ressarce de quantias que indevidamente recolheu, deduzindo-as das contribuições previdenciárias devidas à Receita Federal do Brasil (RFB). O direito à compensação, via de regra, está condicionado à comprovação do recolhimento ou do pagamento do valor a ser compensado.

A restituição é um procedimento administrativo, mediante o qual o sujeito passivo é ressarcido pela RFB dos valores recolhidos indevidamente a título de contribuição previdenciária ou para outras entidades ou fundos (terceiros).

As atuais regras para compensação e restituição estão previstas na Instrução Normativa RFB nº 900/2008, observadas as alterações promovidas pelas Instruções Normativas RFB n^os 973 e 981/2009.

A compensação abrange as seguintes contribuições e valores:

a) contribuição previdenciária da empresa e equiparada, incidente sobre a remuneração paga ou creditada aos segurados a seu serviço, bem como sobre o valor bruto da nota fiscal ou fatura de prestação de serviços, relativamente a serviços que lhe são prestados por cooperados por intermédio de cooperativas de trabalho;

b) contribuição previdenciária do empregador doméstico;

c) contribuição previdenciária do trabalhador, incidente sobre seu salário de contribuição;

d) contribuição previdenciária instituída a título de substituição;

e) valores referentes à retenção previdenciária na cessão de mão de obra e na empreitada;

f) contribuições recolhidas para outras entidades ou fundos (Sesi, Senai, Senac, Sesc, Sest, Senat, Sebrae, Sescoop etc.).

O sujeito passivo que apurar crédito relativo às contribuições previdenciárias mencionadas nas letras "a" a "d", passível de restituição ou de reembolso, poderá utilizá-lo na compensação de contribuições previdenciárias correspondentes a períodos subsequentes.

Para efetuar a compensação o sujeito passivo deverá estar em situação regular relativa aos créditos constituídos por meio de auto de infração ou notificação de lançamento, aos parcelados e aos débitos declarados, considerando todos os seus estabelecimentos e obras de construção civil, ressalvados os débitos cuja exigibilidade esteja suspensa.

O crédito decorrente de pagamento ou de recolhimento indevido poderá ser utilizado entre os estabelecimentos da empresa, exceto obras de construção civil, para compensação com contribuições previdenciárias devidas. Caso haja pagamento indevido relativo à obra de construção civil encerrada ou sem atividade, a compensação poderá ser realizada pelo estabelecimento responsável pelo faturamento da obra.

A compensação poderá ser realizada com as contribuições incidentes sobre o 13º salário. A empresa ou equiparada poderá efetuar a compensação de valor descontado indevidamente de sujeito passivo e efetivamente recolhido, desde que seja precedida do ressarcimento ao sujeito passivo.

Não é permitida a compensação de contribuições previdenciárias com o valor recolhido indevidamente para o Simples Nacional, instituído pela Lei Complementar n^o 123/2006, e para o Simples, instituído pela Lei n^o 9.317/1996. A compensação deve ser informada em Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) na competência de sua efetivação.

No caso de compensação indevida, o sujeito passivo deverá recolher o valor indevidamente compensado, acrescido de juros e multa de mora devidos. Caso a compensação indevida decorra de informação incorreta em GFIP, deverá ser apresentada declaração retificadora.

Na hipótese de compensação indevida, quando se comprove falsidade da declaração apresentada pelo sujeito passivo, o contribuinte estará sujeito à multa isolada de 75%, aplicada em dobro, e terá como base de cálculo o valor total do débito indevidamente compensado. É vedada a compensação pelo sujeito passivo das contribuições destinadas a outras entidades ou fundos.

A empresa prestadora de serviços que sofreu retenção no ato da quitação da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços, poderá compensar o valor retido quando do recolhimento das contribuições previdenciárias, inclusive as devidas em decorrência do 13º salário, desde que a retenção esteja:

a) declarada em GFIP na competência da emissão da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços, pelo estabelecimento responsável pela cessão de mão de obra ou pela execução da empreitada total; e

b) destacada na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços ou que a contratante tenha efetuado o recolhimento desse valor.

Para efetuar a compensação da retenção, a empresa deverá observar os seguintes requisitos:

a) a compensação da retenção somente poderá ser efetuada com as contribuições previdenciárias, não podendo absorver contribuições destinadas a outras entidades ou fundos, as quais deverão ser recolhidas integralmente pelo sujeito passivo;

b) será considerada como competência da retenção o mês da emissão da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços;

c) o saldo remanescente em favor do sujeito passivo poderá ser compensado nas competências subsequentes, devendo ser declarada em GFIP na competência de sua efetivação, ou objeto de restituição na forma dos arts. 17 a 19 da Instrução Normativa RFB nº 900/2008;

d) se após a compensação efetuada pelo estabelecimento que sofreu a retenção restar saldo, este valor poderá ser compensado por qualquer outro estabelecimento da empresa cedente da mão de obra, inclusive nos casos de obra de construção civil mediante empreitada total, na mesma competência ou em competências subsequentes;

e) a compensação de valores eventualmente retidos sobre nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços emitido pelo consórcio e recolhido em nome e no CNPJ das empresas consorciadas poderá ser efetuada por estas empresas, proporcionalmente à participação de cada uma delas;

f) no caso de recolhimento efetuado em nome do consórcio, a compensação somente poderá ser efetuada pelas consorciadas, respeitada a participação de cada uma na forma do respectivo ato constitutivo, e após retificação da Guia da Previdência Social (GPS).

A empresa prestadora de serviços que sofreu retenção de contribuições previdenciárias no ato da quitação da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços que não optar pela compensação dos valores retidos nas condições anteriores, ou, se após a compensação, restar saldo em seu favor, poderá requerer a restituição do valor não compensado, desde que a retenção esteja destacada na nota fiscal, na fatura ou no recibo de prestação de serviços e declarada em GFIP. Na falta de destaque do valor da retenção na nota fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços, a empresa contratada somente poderá receber a restituição pleiteada se comprovar o recolhimento do valor retido pela empresa contratante.

Na hipótese de a empresa contratante efetuar recolhimento de valor retido em duplicidade ou a maior, o pedido de restituição poderá ser apresentado pela empresa contratada ou pela empresa contratante.

Quando se tratar de pedido feito pela empresa contratante, esta deverá apresentar:

a) autorização expressa de responsável legal pela empresa contratada com poderes específicos para requerer e receber a restituição, em que conste a competência em que houve recolhimento em duplicidade ou de valor a maior;

b) declaração firmada pelo outorgante, sob as penas da lei, de que não compensou e nem foi restituído dos valores requeridos pela outorgada.

A restituição será requerida pelo sujeito passivo por meio do programa Pedido de Restituição, Ressarcimento ou Reembolso e Declaração de Compensação (PER/DCOMP) ou, na impossibilidade de sua utilização, mediante a apresentação do formulário Pedido de Restituição de Retenção Relativa à Contribuição Previdenciária constante do Anexo IV da Instrução Normativa RFB nº 900/2008, ao qual deverão ser anexados documentos comprobatórios do direito creditório.

O crédito relativo a tributo administrado pela RFB, passível de restituição ou reembolso, será restituído, reembolsado ou compensado com o acréscimo de juros equivalentes à taxa referencial do Sistema Especial de Liquidação e de Custódia (Selic) para títulos federais, acumulados mensalmente, e de juros de 1% no mês em que, entre outros, houver a entrega da Declaração de Compensação ou for efetivada a compensação na GFIP.

O termo inicial da incidência do cálculo dos juros, na hipótese de crédito referente à retenção na cessão de mão de obra e na empreitada, será devido no 2º mês subsequente ao da emissão da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços.

Observar que na compensação de contribuições previdenciárias, realizada até 03.12.2008, observado na hipótese da letra "a" adiante o limite de 30%, o crédito apurado deve ser acrescido de juros, calculados da seguinte forma, entre outros:

a) em relação a crédito de pagamento indevido ou a maior, 1% relativamente ao mês em que houve o pagamento indevido ou a maior, 1% no mês em que for efetuada a compensação e a juros equivalentes à Selic para títulos federais, acumulados mensalmente, relativamente aos meses intermediários;

b) em relação a crédito de retenção na cessão de mão de obra e na empreitada, 1% relativamente ao mês subsequente ao da nota fiscal, da fatura ou do recibo de prestação de serviços, 1% no mês em que for efetuada a compensação e a juros Selic, acumulados mensalmente, relativamente aos meses intermediários.